Qu’est-ce qu’un Plan Communal de Sauvegarde ?
Le PCS (Plan Communal de Sauvegarde) est un protocole mis en place pour envisager des actions opérationnelles afin de protéger la population. L’organisation prévue dans le cadre d’un PCS permet aux collectivités de faire face aux évènements majeurs impactant fortement la population et la vie collective. 
Dotées d’un Plan Communal de Sauvegarde, les collectivités se préparent préalablement, se forment et s’assurent de disposer de tous les outils techniques pour maitriser diverses situations. 
Quels sont les principaux objectifs d’un PCS ?

Les communes mettent en place un Plan Communal de Sauvegarde pour se préparer en terme d’organisation et d’outils techniques pour faire face aux risques majeurs susceptibles de survenir sur leur territoire. L’une des responsabilités du PCS est de disposer d’un (ou plusieurs) moyen(s) d’alerte efficace(s) pour informer toute une population. Cela comprend aussi la diffusion de toutes les consignes à respecter pour assurer la sécurité de chacun.

Le PCS répond à quelles obligations ?

Les collectivités se doivent d’informer et d’alerter les populations. Le Plan Communal de Sauvegarde (PCS) permet de mener à bien cette mission.

Pour cela, dans le Plan, l’alerte doit se concevoir à deux niveaux :

  • La réception (la manière dont les collectivités sont informées des évènements survenant dans la commune)
  • La transmission de l’alerte aux habitants

Le PCS inspire les communes à utiliser tous les moyens possibles pour prévenir d’un danger et informer les populations.

Qui est le « chargé du PCS » et quel est son rôle ?
Le chargé du PCS est généralement le chef de projet qui a élaboré le plan de la commune. Cependant, si cette personne est un agent de la commune, un élu référent doit également être désigné. Cela permet d’avoir une personne en mesure de s’occuper de la partie technique et une autre de prendre les décisions politiques 
Ces personnes ont pour missions de centraliser les informations qui pourront venir des membres de l’organisation, de remonter les informations à mettre à jour dans les documents écrits du PCS et d’organiser les exercices internes. Ce sont également ces personnes, que les partenaires de la commune contactent en cas d’évènement. 

Qui est le décideur des opérations dans le PCS ?
Même si de nombreux acteurs interviennent dans le Plan Communal de Sauvegarde, une seule personne doit être en charge de prendre les décisions. Cette personne peut être le DOS (Directeur des Opérations de Secours), le maire ou le préfet. Aucune décision importante ne doit être prise sans la validation de ce décideur. 
Qui travaille sur le pcs ?

Un « pôle expert » en interne ou un cabinet spécialisé dans la prévention et la planification des mesures de sécurité peuvent travailler sur l’élaboration d’un PCS dans une commune. Parmi ce pôle, se trouvent :

  • Des spécialistes en géotechniques
  • Des chimistes travaillant sur les risques industriels ou les risques de transport de matières dangereuses (TMD)
  • Des spécialistes de l’urgence
  • Des chargés de communication

Ce pôle peut se réunir pour définir les aspects spécifiques d’un projet d’alerte, pour enrichir au fur et à mesure les informations ou pour émettre un avis sur un travail effectué.

Quel est le rôle des élus dans un Plan Communal de Sauvegarde ?
Dans les petites communes avec peu de personnel, les élus devront être polyvalents pour assurer au mieux la protection des habitants. 
Dans les communes dotées de services techniques et administratifs plus conséquents, les élus ont un rôle de support au dispositif. Ils sont aux côtés du maire pour l’aider dans ses choix et dans la gestion de certaines missions, principalement celles qui concernent le soutien à la population. 

Quelles aides pour mettre en place un PCS dans une commune ?

Des organismes ont été créés pour apporter une aide répondant aux besoins des communes pour instaurer un PCS.

Dans chaque département les communes peuvent trouver différentes aides :

  • D’ordre financier (exemple : les conseils généraux ou régionaux, les aides EPCI…)
  • D’ordre conseils, assistance ou conseil (Comme le SDIS, le DIREN ou diverses associations)
  • D’ordre matériel. Le SDIS, l’EPCI peuvent fournir des outils ou des adresses utiles
A quoi servent les documents écrits d’un PCS ?
Ces documents écrits sont rédigés pour suivre les mises à jour des données relatives au PCS. 
Pour effectuer ce travail de mise à jour, la personne en charge du PCS établie une procédure de remise à jour avec : 
  • Identification des données à contrôler 
  • Détermination d’une périodicité de vérification 
  • Utilisation des moyens de contrôle 
  • Désignation d’une personne en charge de ces vérifications
  • Mise en place d’une procédure de suivi documentaire 

Comment juger de l’efficacité d’un outil d'alerte ?
L’outil qu’utilise une commune pour informer et alerter les populations doit être efficace en permettant une communication rapide pour transmettre des messages d’alerte au plus vite et ainsi assurer la sécurité des populations. 

Qu’est-ce que les communes prennent en compte pour déterminer son canal de diffusion ?

Lorsqu’une alerte doit être lancée, les collectivités doivent identifier des éléments spécifiques qui détermineront les canaux de diffusion à utiliser. Ces éléments sont :

  • Les caractéristiques de la zone concernée par le danger : prise en compte de la surface à couvrir, type d’environnement et reliefs, nombre d’habitants et établissements à contacter, liste des contraintes possibles …
  • Les délais possibles entre la réception d’une alerte, sa diffusion et la réalisation de l’évènement. Ces derniers se déterminent en fonction de la cinétique du phénomène et du moment où la collectivité est en connaissance du danger.

En fonction de l’identification de ces points, les sources d’alerte pourront être définies.

A quoi servent les actions de formation et information dans le cadre du PCS ?
Dans le cadre d’un PCS efficace, les collectivités doivent mener quelques actions appelées « actions de formation / information » pour : 
  • Permettre aux élus et au personnel communal de prendre connaissance du dispositif 
  • Communiquer des éléments aux partenaires de la commune
  • Mettre en avant le travail de la collectivité auprès des habitants 
  • Motiver tous les acteurs devant intervenir dans le PCS 
Ces actions sont importantes car elles permettent à toutes les personnes concernées par le PCS de s’assurer de l’efficacité du Plan en effectuant les changements nécessaires et en révisant les parties non modifiées. 

Qu’est-ce que le Plan Particulier de Mise en Sécurité (PPMS) ?

Le Plan Particulier de Mise en sécurité (PPMS) est mis en place dans le cadre d’un PCS et est destiné à protéger les élèves dans les établissements scolaires en cas d’évènement majeur.

La coordination entre le PCS et le PPMS permet de prévoir les dispositions (ex : réception de l’alerte) et les moyens techniques (identification du matériel de sécurité et des lieux de regroupement sécurisés) nécessaires.

Quels sont les exercices à mettre en place dans le cadre d’un Plan Communal de Sauvegarde ?
Afin de réagir efficacement en cas de risque majeur, des exercices de simulation sont mis en place pour tester l’efficacité du dispositif mis en place. Cela permet également de former les intervenants pour qu’ils adoptent les bons réflexes. 
Des entrainements à répétition permettent de maintenir une bonne dynamique du projet. 
Avec quoi faire face aux évènements ?
Pour agir efficacement en cas d’évènement majeur, il est nécessaire d’identifier les intervenants, leurs missions ainsi que les moyens techniques dont ils disposent. 
Les moyens disponibles dépendent de la taille et de la richesse de la commune. Le PCS ne crée pas de nouveaux moyens mais a pour rôle d’organiser un plan avec les ressources disponibles. Des investissements supplémentaires peuvent être faits mais il ne s’agit pas de l’objectif du Plan Communal de Sauvegarde. 
Ces moyens participent à la mise en œuvre des missions organisées dans le cadre d’un PCS. 
Le recensement des moyens identifie les ressources et les bases de données qui pourront être utilisés en cas de nécessité. Ce n’est pas un simple inventaire technique mais une réflexion pour assurer de manière efficace afin d’assurer la sécurité des populations.  


Comment prévoir un plan efficace pour réceptionner une alerte ?
L’efficacité d’un PCS repose principalement sur la capacité de la commune à être prévenue le plus rapidement possible lorsqu’un incident majeur survient. Il est donc nécessaire d’identifier une source d’alerte et déterminer une organisation efficace pour recevoir l’alerte dans les heures ouvrables mais aussi dans les heures non ouvrables, lors des week-ends et des périodes de congés. 
Pour tenir cet objectif, les collectivités mettent généralement en place un régime d’astreinte ou un moyen organisationnel efficace. 

Comment agir après le lancement d’une alerte ?

Lorsque la collectivité reçoit une information concernant l’arrivée imminente d’un risque majeur, elle se doit d'agir rapidement pour assurer la sécurité de la population. Pour répondre à l'obligation d'informer et d'alerter les populations, la commune doit mettre en place un dispositif opérationnel de traitement d'alerte à deux niveaux : 

  • Une procédure de diffusion en interne. Un agent doit être en mesure d’informer rapidement le maire ou un élu pour que celui-ci puisse intervenir rapidement
  • La diffusion à la population: un plan doit être préalablement défini. Les points à déterminer sont :
    • Les modalités décisionnelles
    • Les cibles avec une hiérarchisation des personnes à contacter en priorité
    • Les moyens opérationnels et modalités techniques
    • Les moyens de contrôle pour veiller à la bonne diffusion du message
Quelles sont les différentes phases de l’évènement et quelles sont les actions menées à chaque étape ?
Le Plan Communal de Sauvegarde doit déterminer les différentes missions de sauvegarde à mener lors des différentes phases d’un évènement. 
- La phase d’urgence
Cette phase se déroule immédiatement après l’évènement et peut compter une période de vigilance. Lors de cette phase, les communes et les services de secours ont pour missions d’alerter, d’informer, d’effectuer les 1ers secours et de porter assistance à la population.  
Cette phase peut durer de quelques heures à quelques jours en fonction de l’évènement. 
- La phase de « au-delà de l’urgence » (Post-urgence) 
Celle-ci débute dès que la phase d’urgence commence mais dure plus longtemps (entre quelques jours à quelques semaines). Les communes, les associations et les assureurs effectuent des actions de soutien et d’accompagnement et mettent en place des mesures de remise en état. 
- La phase de « retour à la normale » 
Cette étape débute après la phase « post-urgence » et peut durer entre plusieurs mois et plusieurs années en fonction de la gravité de l’incident. 
Lors de cette phase, les communes, les assureurs, les services de l’état et le conseil général mènent des actions de reconstruction et d’accompagnement. 

Qu’est-ce que l’outil d’aide à la gestion d’un évènement ?
Cet outil, sous forme de document écrit, est indispensable aux communes. Il s’agit d’une synthèse qui regroupe les réflexions  faites autour du PCS. Cet outil permet aux collectivités de disposer de tous les éléments nécessaires pour réagir efficacement lorsqu’un risque majeur survient. 
Grâce à lui, les personnes n’ayant pas participé à l’élaboration du plan peuvent prendre connaissance des actions à mettre en œuvre pour assurer la sécurité des populations. 

Quelles sont les informations que l'on retrouve dans l'outil d'aide à la gestion d'un évènement ?
Cet outil regroupe différentes informations : 

- Les informations techniques 

  • La liste des risques identifiés
  • La liste des outils et moyens techniques de la commune 
  • La liste des bâtiments pour reloger les habitants en cas de sinistre
  • La liste des systèmes d’alerte qui assurent une diffusion rapide des messages d’alerte à la population 
  • La liste des personnes travaillant sur ce dispositif et leurs coordonnées. 
- Les informations « organisationnelles » 

  • Un organigramme des personnes qui prennent part au dispositif et leurs responsabilités
  • Les actions que chaque personne doit réaliser 
  • Les modalités pour les contacter
  • Le lieu déterminé pour les réunions du PCC (Poste de Commandement Communal) et les modalités de mise en œuvre. 

Comment faire face aux appels des habitants lorsqu’un risque majeur survient ?
Lorsqu’un évènement menace la population, les mairies sont soumises à de nombreux appels. Pour y faire face, différents acteurs habitués à être en contact du public pourront répondre aux habitants pour les informer et répondre à leurs questions. Ces personnes sont principalement les employés de l’état, les standardistes et les personnes en charge de l’accueil dans les mairies. 

A quoi sert le retour d’expérience ?
Lors d’un évènement ou même lors d’un exercice, une analyse méthodique est effectuée pour comprendre les causes ayant occasionné des dysfonctionnements pour en tirer un enseignement et améliorer les plans d’action pour les évènements futurs. 
Il permet de comprendre la grandeur des écarts entre le contenu du PCS (le cadre méthodologique) et la mise en œuvre de ces actions lors de la gestion d’un évènement. Cela a pour but de faire évoluer les modes d’organisation afin de les rendre plus efficaces. 
Le retour d’expérience est généralement mené par un acteur extérieur à la commune (par exemple : le référent d’une commune voisine) ou un acteur spécialisé dans la gestion d’un évènement. 

Comment procéder au retour d’expérience ?
Cette action se déroule en 5 étapes et conduit à l’élaboration d’un plan d’action. 
Ces étapes : 

  • La collecte des informations 
Ces données ont pour but de reconstituer les évènements avec un suivi chronologique.

  • Mise en place des entretiens individuels 
Pour compléter les informations récoltées lors de la phase précédente, des entretiens individuels peuvent être réalisés pour recueillir des témoignages. Cela permet de déterminer les facteurs qui ont motivé les prises de décision.

  • Analyse de l’histoire 
Lors de cette étape, les personnes en charge d’analyser un plan d’action étudient le contexte de la situation, les hypothèses, les décisions et les actions ainsi que leurs impacts. 

  • Organisation d’une réunion de synthèse 
Différents acteurs se rassemblent et échangent pour témoigner de leurs expériences et transmettre leur opinion. Lors de cette réunion, les différents cycles de décision sont présentés pour mettre en évidence les raisons qui ont motivé les bonnes actions et pour définir les mauvaises actions qui ont pu être mises en place. 
  • Redéfinition d’un plan d’action  
Cette dernière étape permet de formaliser les objectifs et redéfinie un responsable pour suivre les actions programmées. 
Quel est le rôle de l’EPCI dans la gestion d’un évènement majeur ?
L’EPCI est une coopération de plusieurs communes qui se regroupent pour élaborer des projets de développement. Cette organisation intervient pour aider à l’élaboration du plan et à la gestion des évènements. Elle peut également apporter un soutien financier avec une subvention pour les communes qui souhaitent sous-traiter ou le financement d’études techniques. 
Pour la gestion des évènements, l’EPCI se charge de la mise à disposition des moyens relatifs aux compétences (comme les moyens de transport, les moyens de travaux publics, les véhicules de nettoiement et les moyens de balisage.), les compétences transférées et de la coordination des moyens issus d’autres communes. 

Quelles sont les missions de l’EPCI dans le cadre d’un PICS ?
Le PICS propose une réponse technique pour la question autour des moyens de diffusion d’alerte aux populations. Attention, c’est le maire qui est responsable de la diffusion d’alerte. L’EPCI s’occupe uniquement de la disposition technique de soutien.
Il se charge également des recensements communaux pour les centraliser au niveau intercommunal. Cela permet de fournir toutes les informations pertinentes et les moyens disponibles dans l’ensemble des collectivités lorsqu’un incident survient sur une ou plusieurs communes. 
L’EPCI choisit également une mission entre : 
  • La mise à disposition des moyens communautaires pour identifier les besoins de chaque commune 
  • La mutualisation des moyens communaux pour traiter les demandes entre les différentes communes. 

Quels sont les outils nécessaires à l’élaboration d’un PICS ?
Tous les outils intervenant dans le PCS (cartes, annuaires, documents rédigés) peuvent servir également pour le PICS. 
D’autres doivent également être élaborés comme : 
  • Des outils de regroupement de données. Ils regroupent des informations sur les moyens et les lieux de stockage. Il s’agit donc d’une base de données concernant les requêtes et les besoins. 
  • Des outils de traitement : fiches « identification des besoins » et fiches « demande de moyens ». 
Comment le PCS se conforme à la RGPD ?

Lorsqu'une collectivité utilise un système d'alerte et d'information aux populations (SAIP), elle se doit de protéger les données de leurs habitants et d’adopter des outils conforment à la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Pour informer les administrés en cas de situation urgente, les maires peuvent constituer des registres nominatifs. Cependant, les personnes figurant dans ce registre doivent s’inscrire volontairement.

De plus, les données sont protégées et l’utilisation de ces fichiers ne peuvent servir qu’à informer.

 Le système d’alerte doit également remplir toutes les obligations imposées à l’envoi d’un message informatif. Il peut aussi être nécessaire de mettre en place un dispositif (ex : formulaire ou numéro d’appel) dédié à l’inscription, à la désinscription et aux choix des messages autorisés.

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